So gelingt die Auswahl von ESG-Software: Learnings vom Sustainability Software Day 

Wie wählen Unternehmen die passende Nachhaltigkeitssoftware aus?

Diese Frage stand im Fokus unseres ersten virtuellen „Sustainability Software Day“. Über 220 Anmeldungen aus Unternehmen, Beratung und ESG-Management, ein starkes Zeichen für den stetig wachsenden Bedarf an Orientierung im Softwaredschungel rund um CSRD, ESRS und Co. 

Statt Salesshow stand bei uns einen Vormittag lang echter Erfahrungsaustausch im Vordergrund. Drei Speaker:innen aus unterschiedlichen Organisationen berichteten offen von ihren Learnings, Hürden und Erfolgsfaktoren bei der Softwareauswahl – gefolgt von und einer regen Q&A-Runde und Breakout-Sessions mit fünf kuratierten Softwareanbietern aus Deutschland und Österreich.

Weshalb ein Software Day? Orientierung im unübersichtlichen ESG-Tech-Markt

Als sustainability people company begleiten wir täglich ESG-Verantwortliche bei der Suche nach praxisnahen Lösungen. Mit Formaten wie dem Sustainability Software Day schaffen wir einen anbieterneutralen Raum für Erfahrungsaustausch, ehrliche Einblicke und den direkten Dialog zwischen Nutzer:innen, abseits von typischen Sales-Pitches. Unser Ziel: fundierte Entscheidungen dank einer Mini-Fortbildung ermöglichen und echte Orientierung bieten.

Warum brauchen Unternehmen überhaupt eine Nachhaltigkeitssoftware? 

Nachhaltigkeit ist heute kein freiwilliges Zusatzthema mehr, sondern zunehmend integrierter Bestandteil von Geschäftsprozessen, Berichtspflichten und Risikomanagement. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ESG-Daten nicht nur zu erfassen, sondern auch verlässlich, prüfbar und strategisch nutzbar zu machen. Genau hier setzen spezialisierte Nachhaltigkeitssoftwares an – sie ersetzen manuelle Prozesse durch automatisierte Workflows, verbessern die Datenqualität und erhöhen die Transparenz über komplexe Lieferketten hinweg.

1. Regulatorischer Druck nimmt zu und wird detaillierter

Die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) verpflichtet seit 2024 zunächst große Unternehmen (die bereits nach NFRD berichtspflichtig sind) umfangreiche ESG-Daten nach dem ESRS-Standard zu veröffentlichen. Ab 2025 gilt die Pflicht für alle übrigen großen Unternehmen, mit Berichten ab 2026. Ab 2026 folgen börsennotierte KMU und bestimmte kleine Institute (Berichte ab 2027). Auch das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) fordert belastbare Risikoanalysen und Maßnahmen entlang globaler Wertschöpfungsketten – für viele Unternehmen erstmals auch außerhalb der eigenen Organisation. Ohne technische Unterstützung sind diese Anforderungen kaum effizient zu erfüllen. Nachhaltigkeitssoftware ermöglicht strukturierte Datenerhebung, Risikobewertungen, Fortschrittsdokumentation – und generiert auf Knopfdruck auditfähige Berichte.

2. Excel ist am Limit – auditfähig geht anders

Viele Unternehmen versuchen noch immer, ihre CO₂-Bilanzen, ESG-Risiken oder Lieferantenbewertungen mit Excel zu managen. Doch das bringt mehrere Probleme:

• Fehlende Änderungshistorie: Wer hat wann was geändert? Für Prüfungen ist das ein No-Go.
• Keine automatisierte Datenvalidierung: Tippfehler und inkonsistente Formate bleiben unentdeckt.
• Unübersichtliche Workflows: Keine Rollenvergabe, keine Freigabeprozesse, keine Eskalationspfade.

Nachhaltigkeitssoftware hingegen erlaubt klare Governance-Strukturen, weist Benutzerrollen zu, dokumentiert Änderungen revisionssicher und ermöglicht dezentrale Datenerfassung – etwa durch Fachabteilungen oder internationale Standorte.

3. Datenanforderungen steigen – externe Quellen werden Pflicht

Die neue ESG-Realität verlangt nicht nur intern erhobene Daten, sondern auch kontextbezogene Risikoinformationen. Moderne Softwarelösungen integrieren externe Datenquellen wie:

• Länder- und Branchenrisiken (z. B. aus World Bank, Freedom House, Maplecroft)
• CO₂-Footprints von Materialien oder Produkten
• Benchmarks zu ESG-Ratings oder Marktstandards

Diese Informationen sind zentral für die Risikoanalyse nach LkSG, die Wesentlichkeitsanalyse nach ESRS oder die Dekarbonisierungsplanung nach SBTi-Standards – und manuell kaum belastbar zu erheben oder aktuell zu halten.

4. Standardisierte Schnittstellen erleichtern Integration

Ein weiterer Vorteil: Viele Nachhaltigkeitssoftwares bieten Schnittstellen zu bestehenden Systemen, wie ERP, HR oder Einkauf. Das erlaubt z. B.:

• automatische Übernahme von Beschaffungsdaten zur Scope-3-Bilanzierung
• Integration mit Energiemanagement-Tools zur Erfassung von Scope-1/2-Emissionen
• Verknüpfung mit Lieferantenmanagement-Systemen für LkSG-Compliance

Dadurch verringert sich der manuelle Aufwand – und die ESG-Datenqualität steigt.

5. Aus Reporting wird Steuerung

Früher ging es bei Nachhaltigkeitsberichten oft nur um Transparenz. Heute aber dienen ESG-Daten zunehmend als Entscheidungsgrundlage – etwa bei Investitionen, Beschaffungsstrategien oder der Positionierung im Markt. Nachhaltigkeitssoftware verwandelt ESG von einer Reporting-Pflicht in ein Steuerungsinstrument: mit Dashboards, Szenarioanalysen und Zielverfolgung in Echtzeit.

Der neutrale Paneltalk: Perspektiven aus der Praxis

Moderiert von unserer Kollegin Gitte, teilten die drei Speaker:innen offen und neutral ihre interessanten Learnings aus der Praxis. Zu Gast waren: 

„Zeitaufwendig, komplex, aber lehrreich.“  

„Herausfordernd, richtungsweisend – ein echter Kraftakt.“  

Chaotisch strukturiert, teilweise politisch – aber mit klarem Lerneffekt.“  

Best Practices für die ESG-Softwareauswahl 

1. Anforderungen definieren – und zwar vor und nach einer Demo: Erstelle einen klaren Anforderungskatalog. Unterscheide strikt zwischen Must-have (z. B. THG-Bilanz, ISO-Zertifizierung, Schnittstellen zu ERP-Systemen) und Nice-to-have (z. B. Supplier-Scorecards, ESG-KPIs). 

2. Projektstruktur aufsetzen: Wer führt die Software ein? Wie sieht das Projektteam aus? Erfolgreiche Unternehmen haben meist:

• einen Projektowner (meist im ESG-Team, falls vorhanden) 

• frühe Einbindung von IT, Datenschutz, Einkauf & Betriebsrat 

• einen realistischen Zeitplan mit vorab definierten Meilensteinen 

3. Budget realistisch planen: Preise variieren stark: zwischen 10.000–200.000 € jährlich – abhängig von Userzahl, Funktionsumfang und Service-Level. Frühzeitig Preisindikationen einholen, aber finale Angebote erst nach Shortlisting anfragen. 

4. Referenzen prüfen: Demos sind wichtig – aber was passiert danach im Alltag? Rede mit Peers, checke Kundenbewertungen, frage nach Supportqualität und konkreten Learnings. 

5. Governance und Zugriffsrechte definieren: Wer darf was im Tool? Unsere Expert:innen empfehlen: 

• Zentrale Steuerung durch ESG-Team 

• Dezentrale Dateneingabe durch Fachbereiche (z. B. Einkauf, HR) 

• Rollenkonzepte und Eskalationspfade von Anfang an etablieren 

6. Zeitrahmen & Ressourcen realistisch einschätzen 

• Auswahlphase: 2–6 Monate, je nach Verfügbarkeit, Demos und Entscheidungswegen 

• Beteiligte: Im Schnitt 8–10 Fachbereiche bereits in der Auswahl 

• Change-Management: mindestens 50 % des Gesamtaufwands 

Tipp: Plane von Anfang an mit Widerstand, besonders in datenliefernden Bereichen wie Einkauf oder Produktion. 

Change Management – der unterschätzte Erfolgsfaktor 

Die Wahl der richtigen ESG-Software ist entscheidend, doch die Technik allein garantiert noch keinen Erfolg. Die drei Speaker:innen waren sich einig: Mindestens ebenso wichtig wie das Tool selbst ist das begleitende Change Management. Denn jede neue Software bringt veränderte Prozesse, Rollen und Erwartungen mit sich und damit die Notwendigkeit, Menschen im Unternehmen gezielt mitzunehmen.

Mitarbeitende müssen verstehen, welche Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten mit der Software-Einführung verbunden sind. Dabei reichen technische Schulungen allein nicht aus. Erfolgreiche Projekte kombinieren diese mit fachlicher Kontextualisierung – etwa zur nachhaltigen Beschaffung oder zur Einordnung von ESG-Zielen im Unternehmenskontext.

Auch die interne Kommunikation spielt eine Schlüsselrolle: Wer die Hintergründe, Vorteile und Ziele kennt, kann sich leichter mit neuen Prozessen identifizieren und Verantwortung übernehmen. Transparenz und Dialog schaffen Akzeptanz.

Ein erprobter Quick-Win ist der Start mit einem klar abgegrenzten Pilotbereich – zum Beispiel im Einkauf oder bei der CO₂-Bilanzierung. So lassen sich erste Erfolge früh sichtbar machen, Erfahrungen sammeln und andere Fachbereiche Schritt für Schritt einbinden.

Q&A: Was Teilnehmende wissen wollten 

Nach dem neutralen Paneltalk ging es in eine ausführliche Q&A-Runde. Hier einige der spannendsten Fragen und Learnings: 

1. Governance & Verantwortung: Wer führt eigentlich die Software ein – ESG oder IT? 

Die Antwort: meist ESG-Team als Owner, oft unterstützt durch eine:n IT-Kolleg:in. Wichtig ist eine zentrale Projektverantwortung, ergänzt durch Fachbereichs-Ansprechpersonen. Schulungen und Zugriffsrechte gehören früh auf die Agenda. 

2. Sicherheit & Datenschutz: Welche Sicherheitsstandards sollten Softwareanbieter erfüllen? 

ISO 27001-Zertifizierung ist heute Standard. Auch Aspekte wie Hosting (EU-Server), Versionierung, Audit-Trail und Rollenrechte sind entscheidend. 

3. Wie wichtig sind Schnittstellen zu ERP, Energiemanagement oder Lieferantensystemen? 

Sehr wichtig. Tools wie THG-Bilanzierungssoftware bieten i. d. R. APIs zu SAP, Microsoft Dynamics & Co. Wichtig: Früh klären, welche Daten woher kommen – und was automatisiert werden kann. 

4. Was muss man bei Tochtergesellschaften im Ausland beachten? 

Die Software sollte mehrsprachig sein und lokale regulatorische Anforderungen (z. B. EHS-Reporting, Berichtspflichten) berücksichtigen können. 

5. Wie holt man Fachbereiche ins Boot? 

Mischung aus Information, Befähigung & Anreizsystemen. Manche Unternehmen setzen auf Change-Workshops, andere auf klare „Top-down“-Kommunikation. 

Nachhaltigkeitssoftware in der Praxis: Was bringt sie wirklich? 

Die wichtigsten Vorteile aus Sicht der Speaker:innen: 

• Automatisierung & weniger manuelle Fehler 

• Audit-Trail & Revisionssicherheit 

• Dashboards nach Rollen 

• Schnittstellen & externe Datenquellen 

• Bessere Nachvollziehbarkeit für CSRD-Reports 

10 Quick-Wins für Deine erfolgreiche ESG-Softwareauswahl 

1. Anforderungen schriftlich fixieren (Must vs. Nice). 

2. Projektstruktur & Projektowner benennen. 

3. IT, Datenschutz & Betriebsrat früh einbinden. 

4. Datenquellen & Schnittstellen skizzieren. 

5. Peer-Referenzen aktiv einholen. 

6. Preisindikationen früh – aber Angebote erst spät einholen. 

7. Rollen & Workflows definieren. 

8. Mit Pilotprojekt starten. 

9. Tool- & Fachschulungen doppeln. 

10. Change aktiv gestalten (Kommunikation & Quick-Wins zeigen). 

Fazit: ESG-Software erfolgreich auswählen mit Struktur, Klarheit und Kommunikation 

Der Sustainability Software Day hat deutlich gemacht: Die Auswahl der richtigen ESG-Software ist kein Glücksspiel, sondern eine strategische Aufgabe. Wer Anforderungen früh klärt, Fachbereiche gezielt einbindet und Change Management mitdenkt, schafft die Grundlage für eine erfolgreiche Einführung – und echte Wirkung im Alltag. 

Ein großes Dankeschön an Christina, Yannick und Martin für ihre Offenheit und Praxisnähe und an alle Teilnehmenden für die spannenden Fragen und Diskussionen. 

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Frequently Asked Questions (FAQs): 

1. Welche ESG-Software eignet sich für mittelständische Unternehmen? 

Die richtige ESG-Software für KMUs hängt stark vom konkreten Anwendungsfall ab, also davon, ob du z. B. Unterstützung bei der Treibhausgasbilanzierung (THG), der CSRD-Berichterstattung, dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) oder der Doppelten Wesentlichkeitsanalyse suchst. Manche Plattformen bieten speziell für KMU entwickelte modulare ESG-Lösungen, die bei grundlegenden Anforderungen starten und skalierbar mit deinem Unternehmen wachsen. Der Vorteil: Du investierst nur in das, was du aktuell brauchst – ohne auf zukünftige Funktionen verzichten zu müssen. Wichtig ist außerdem Benutzerfreundlichkeit (Weniger Fachpersonal = intuitive Bedienung ist entscheidend), Support & Onboarding (KMU profitieren von kurzen Kommunikationswegen und gezielter Schulung) sowie Kostentransparenz (Preismodelle müssen zu mittelständischen Budgets passen).

2. Wie lange dauert die Einführung typischerweise? 

Die Implementierung von ESG-Software dauert im Schnitt zwei bis sechs Monate, kann aber stark variieren – je nach:

• Ressourcenverfügbarkeit im Unternehmen
• Anzahl beteiligter Fachbereiche
• Interner Entscheidungsfindung (z. B. mit Betriebsrat oder IT)
• Anzahl getesteter Anbieter (Demo-Phasen)
• Datengrundlage und Schnittstellenbedarf

Tipp: Plane unbedingt ausreichend Zeit für Change Management ein – mindestens ein Drittel der Projektlaufzeit sollte für Kommunikation, Training und Rückfragen einkalkuliert werden. Demos. 

3. Muss ich zwingend Schnittstellen einrichten? 

Nein, Schnittstellen (APIs) sind kein Muss, aber sie machen vieles einfacher. Viele ESG-Softwares bieten CSV-Uploads oder manuelle Dateneingabe als Startoption – besonders sinnvoll in der Pilotphase oder bei fehlender IT-Anbindung. Langfristig bieten automatisierte Schnittstellen klare Vorteile:

• Zeitersparnis durch automatische Datenimporte (z. B. aus ERP oder Energiemanagementsystemen)
• Fehlervermeidung durch konsistente Datenflüsse
• Echtzeit-Verfügbarkeit für Dashboards und Reporting

Die Entscheidung hängt stark von deiner internen Systemlandschaft ab: Wer bereits z. B. SAP, DATEV oder Microsoft Dynamics nutzt, profitiert besonders von APIs – viele Anbieter unterstützen diese Systeme standardmäßig. 

4. Wie binde ich internationale Standorte ein? 

Bei internationalen Unternehmen ist die Einbindung von Tochtergesellschaften oder Lieferkettenpartnern essenziell. Achte bei der Softwareauswahl auf:

• Mehrsprachigkeit im Frontend und bei den Benutzerrollen
• Rechtliche Flexibilität, um verschiedene nationale Anforderungen (z. B. Datenschutz, Lieferkettengesetze) abzubilden
• Rollenkonzepte, mit denen du lokale Verantwortliche einbinden kannst
• Zeitzonensupport und dezentrale Erfassungsrechte

Praxisbeispiel: In der CSRD-Praxis müssen oft Tochtergesellschaften außerhalb der EU in die Berichterstattung integriert werden. Gute ESG-Software erlaubt mandantenfähige Strukturen, bei denen Daten unabhängig gepflegt, aber zentral ausgewertet werden können.

5. Wie überzeuge ich andere Fachbereiche? 

Fachbereiche wie Einkauf, HR, IT oder Produktion haben oft andere Prioritäten – Nachhaltigkeit ist (noch) kein Kernthema. Um Akzeptanz und aktive Mitarbeit zu fördern, helfen diese Ansätze:

1. Transparenz über den Nutzen
   → Zeige, wie das Tool Arbeitsprozesse vereinfacht, z. B. durch automatisierte Lieferantenabfragen, vorgefertigte Reports oder weniger Rückfragen durch klare Fristen.
2. Frühzeitige Einbindung
   → Binde betroffene Bereiche schon in die Auswahlphase ein. Wer mitentscheiden darf, zeigt später mehr Commitment.
3. Schulungen & Empowerment
   → Kombiniere technische Schulungen mit Fachsensibilisierung: z. B. nachhaltige Beschaffung, menschenrechtliche Risiken, Energiekennzahlen. Das verankert Sinn & Anwendung.
4. Kommunikation & Change Management
   → Klare Kommunikation über Rollen, Fristen und Verantwortlichkeiten – idealerweise unterstützt durch visuelle Dashboards.
5. Quick Wins sichtbar machen
   → Starte mit einem Pilotbereich (z. B. Einkauf) und präsentiere konkrete Erfolge (Zeitersparnis, bessere Daten, Erfüllung von Auditanforderungen).